วิชา ระบบฐานข้อมูล

แบบฝึกหัด บทที่ 5

การสร้างรายงาน (REPORT)

ตอนที่ 1  แบบปรนัย

1.   ข้อใดต่อไปนี้ไม่ได้จัดอยู่ในประเภทของรายงาน

ตอบ        ง. Chat

2.   มุมมองของรายงานที่เพิ่มเข้ามาใหม่ใน Access 2007 คือมุมมองใด

ตอบ        ก. Layout View

3.  Page Footer คือส่วนใด

ตอบ         ค.ส่วนที่ต้องการแสดงผลข้อมูลให้ปรากฏอยู่ที่ส่วนท้ายของทุกๆหน้ารายงาน

4   หลังจากแทรกชื่อเรื่อง(Title)ของรายงานแล้ว จะแสดงพื้นที่ส่วนใดของรายงานให้อัตโนมัติ

ตอบ        ง.ถูกทุกข้อ

5.  ผลลัพธ์ในการสร้างรายงานแบบอัตโนมัติจะมีลักษณะของรายงานเป็นแบบใด

ตอบ        ง. Label

6.  ถ้าต้องการสร้างรายงานโดยให้มีการจัดกลุ่มของข้อมูลด้วย จะต้องสร้างรายงานด้วยวิธีใด

ตอบ         ง. ถูกทุกข้อ

7.  ถ้าต้องการสรุปข้อมูลในรายงานโดยให้แสดงอยู่ที่ส่วนท้ายสุดของรายงานจะต้องกำหนดที่ตำแหน่งใด

ตอบ         ข. Page Footer

8.  ในการป้อนข้อมูลสูตรฟังก์ชั่นจะต้องใช้เครื่องมือใด

ตอบ        ข. Text box

9.  ฟังก์ชั่นใดที่ใช้ในการหาค่าเฉลี่ยของข้อมูล

ตอบ        ง. Avg

10.  ข้อใดต่อไปนี้เป็นการเขียนสูตรฟังก์ชั่นในการหาผลรวมของฟิลด์เงินเดือน

ตอบ        ข.= Sum ([Salary])

ตอนที่ 2  จับคู่

1.      ฌ    Columnar Report                     ก.ส่วนในการแสดงฟิลด์ข้อมูลที่ดึงมาจากตาราง

2.      จ     Tabular Report                        ข.รายละเอียดในส่วนหัวรายงานที่แสดงในหน้าแรก

3.      ฉ     Label Report                           ค.แสดงเลขหน้าปัจจุบัน

4.      ญ    Page Header                           ง.รวมข้อมูลทั้งหมด

5.       ข   Report Header                        จ.แสดงข้อมูลทุกเรคอร์ดใน 1 หน้ารายงาน

6.       ก     Detail                                      ฉ.พิมพ์ป้ายฉลากติดซองจดหมาย

7.       ช    Pages                                      ช.แสดงเลขหน้าทั้งหมด

8.       ค    Page                                        ซ.แสดงข้อมูลโดยเรียงฟิลด์แต่ละเรคคอร์ดจากบนลงล่าง

9.      ง      Sum                                          ฌ.นับจำนวนทั้งหมด

10.    ซ     Count                                        ญ.รายละเอียดในส่วนหัวรายงานที่แสดงทุกหน้าของรายงาน

    ตอนที่ 3 แบบอัตนัย

1. การสร้างรายงานมีกี่แบบ อะไรบ้าง และแต่ละแบบมีประโยชน์อย่างไร

ตอบ   มี 3 แบบ คือ

   1. รายงานแบบคอลัมน์ (Columnar Report) เรียงฟิลด์แต่ละเรคคอร์ดจากบนลงล่างทีละ 1 เรคคอร์ด

   2. รายงานแบบตาราง (Tabular Report) แสดงแบบแถวและคอลัมน์ แสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดใน 1 หน้ารายงาน

      โดยเรียงจากซ้ายไปทางขวาของรายงาน
   3. รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) สำหรับพิมพ์ป้ายฉลากต่าง ๆ เช่น ฉลากติดซองจดหมาย เป็นต้น

2.  จงบอกถึงส่วนประกอบของรายงาน และแต่ละส่วนมีหน้าที่อะไร

ตอบ       1.  Report Header คือ พื้นที่ในส่วนหัวของรายงาน เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในหน้าแรกของรายงานเท่านั้น เช่น โลโก้ของรายงาน แสดงชื่อรายงาน เป็นต้น

      2.Page Header คือ พื้นที่ในส่วนหัวของหน้ากระดาษ เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในทุกๆหน้าของรายงาน เช่น แสดงชื่อกำกับฟิลด์(รายงานแบบตาราง) แสดงเลขหน้าเป็นต้น

      3. Detail คือ พื้นที่ในการแสดงข้อมูลที่ดึงมาจากฐานข้อมูล ทั้งในตารางและในแบบสอบถามข้อมูล

      4. Page Footer คือ พื้นที่ในส่วนท้ายของกระดาษ เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความ

 หรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในทุกๆหน้าของรายงาน เช่น แสดงเลขหน้า เป็นต้น

       5. Report Footer คือ พื้นที่ในส่วนท้ายของรายงาน เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในหน้าสุดท้ายของรายงานเท่านั้น เช่น แสดงผลการคำนวณ แสดงวันที่จัดพิมพ์ เป็นต้น

        3.  จงอธิบายขั้นตอนการสร้างรายงานแบบ Report Wizard

         ตอบ    1. คลิกที่แท็บ Create

  2.คลิกเลือก Report Wizard ในกลุ่มของ Reports

  3.เลือกตารางหรือแบบสอบถามข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างรายงาน

 4.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกทีละฟิลด์ หรือคลิกปุ่ม >> เพื่อนเลือกฟิลด์ทั้งหมด

 5.แล้วคลิกปุ่ม Next>

 6.เลือกข้อมูลที่ต้องการแสดงรายละเอียด

 7.แล้วคลิกปุ่ม Next>

 8.เลือกฟิลด์ที่ต้องการ แบ่งกลุ่มข้อมูล แล้วคลิกที่ปุ่ม >เพื่อเลือกฟิลด์

 9.แล้วคลิกปุ่ม Next>

 10.เลือกฟิลด์ที่ต้องการเรียงลำดับ ถ้าต้องการเรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปหามากให้คลิกที่ปุ่ม Ascendingและคลิกที่ปุ่มDescending  ถ้าต้องการเรียนจากมากไปหาน้อย

 11.แล้วคลิกปุ่ม Next>

 12. เลือกรูปแบบตำแหน่งการจัดวางรายงานที่ Layoutและที่Orientationเลือกแนวกระดาษเลือก Portraitสำหรับแนวตั้งและ Landscape สำหรับแนวนอน

 13.แล้วคลิกปุ่ม Next>

 14.เลือกสไตล์หรือรูปแบบรายงานที่ต้องการ

 15.แล้วคลิกปุ่ม Next>

 16.ตั้งชื่อรายงานที่ต้องการ และเลือกการแสดงผลรายงานในมุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือมุมมองในการแก้ไขรายงาน

 17.แล้วคลิกปุ่ม Finish

       4.อธิบายขั้นตอนการสร้างรายงานแบบ Label Wizard

ตอบ  1. คลิกที่แท็บ Create

2.เลือกตารางหรือแบบสอบถามข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างเลเบล

3.คลิกที่ปุ่ม Labelsในกลุ่มของ Reports จากนั้นจะแสดงหน้าจอให้เลือกขนาดของเลเบล

4.เลือกขนาดของแถบที่ต้องการ ซึ่งถ้าหารต้องการกำหนดขนาดของเลเบลใหม่ให้คลิกที่ปุ่ม Customize แล้วกำหนดขนาดใหม่

5.แล้วคลิกปุ่ม Next>

6.กำหนดรูปแบบที่ต้องการแสดง

7.แล้วคลิกปุ่ม Next>

8.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงในเลเบล โดยคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกข้อมูล ซึ่งถ้าหากต้องการเว้นวรรคในแต่ละฟิลด์ ให้กดปุ่ม Spacebar ที่แป้นพิมพ์ และถ้าต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ก็สามารถกดปุ่ม Enterได้

9.แล้วคลิกปุ่ม Next>

10.เลือกฟิลด์ที่ต้องการเรียงลำดับข้อมูลใน เลเบล โดยคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกฟิลด์ข้อมูล

11.แล้วคลิกปุ่ม Next>

12.ตั้งชื่อรายงานและเลือกการแสดงผล เลเบล ในมุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือมุมมองในการแก้ไขเลเบล

13.แล้วคลิกปุ่ม Finish

5.จงบอกถึงข้อดีและข้อเสียของรายงานแบบอัตโนมัติ

ตอบ        ข้อดี                                        ข้อเสีย

                -สะดวกรวดเร็ว                      - ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในตารางได้ในขณะที่พิมพ์ออกมาได้แบบฟอร์ม

                -สามารถคำนวณข้อมูลได้

                -สามารถพิมพ์ออกมาได้